Se nedanstående punkter som exempel på vad en projektledare behöver förbereda inför ett styrgruppsmöte
- Status är uppdaterad för alla utestående punkter enligt föregående styrgruppsprotokoll
- En agenda inför styrgruppsmötet är upprättad och innehåller bl a punkter från föregående styrgruppsprotokoll, sammanfattning av projektläget, status på leveranser och eventuella avvikelser, utfall tidsplan, utfall budget, utfall resurser, problem och risker, styrgruppsmötets beslutspunkter, projektets kommande händelser
- Alla beslutspunkter på mötet är väl beskrivna med tydlig bakgrundsinformation, olika lösningsalternativ, konsekvenser och rekommendationer
- Det är säkerställt att den föreslagna mötestiden passar samtliga deltagare
- Agenda och beslutspunkter är avstämda med styrgruppens ordförande innan möteskallelsen skickas
- Möteskallelse med agenda och beslutsunderlag är utskickade till samtliga deltagare i god tid innan mötet
- Allt praktiskt inför mötet är förberett och kontrollerat, t ex möteslokal och teknisk utrustning
- Förberedelser inför mötet är gjorda genom att gå igenom agendan och säkerställa att tiden för varje punkt är disponerad så att alla mötespunkter ska hinnas med
- Det är klart vem som ska göra mötesanteckningar under mötet, att användas som underlag för styrgruppsprotokollet
- Det finns ett förslag på ny mötestid för kommande styrgruppsmöte som presenteras som sista punkt på mötet
Klart för start, lycka till med ditt styrgruppsmöte!
Copyright© ProjektStegen Sverige AB
